¿Cómo hacer una factura en España?
¿Cómo hacer una factura en España? Si eres autónomo o tienes una empresa, en la guía que contiene este post te explicamos, paso a paso, cómo emitir facturas legalmente, qué datos son obligatorios, así como los plazos que debes cumplir para evitar sanciones.
Antes de seguir conviene recordar que esta guía se basa en el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación) y en nuestra experiencia y desenvolvimiento profesional en el sector del asesoramiento fiscal tras haber superado multitud de inspecciones de nuestros clientes. La información tiene carácter orientativo y no sustituye el asesoramiento profesional personalizado.
¿Cuándo estoy obligado a emitir factura?
Esta es una de las preguntas más frecuentes entre autónomos y empresarios. Veamos en qué casos existe obligación de emitir factura:
- ✅ Siempre que el cliente sea otro empresario o autónomo (independientemente del importe)
- ✅ Cuando el cliente te lo solicite para ejercer cualquier derecho.
- ✅ En ventas a otros países de la Unión Europea
- ✅ Si facturas a Administraciones Públicas o entidades jurídicas
- ✅ En operaciones superiores a 3.000 euros (incluso a particulares en ciertos sectores)
¿Cuándo NO estoy obligado a facturar?
Existen algunas excepciones donde no es obligatorio que emitas factura:
- Operaciones exentas de IVA del artículo 20 de la Ley (salvo excepciones)
- Actividades en régimen de recargo de equivalencia
- Régimen simplificado del IVA (salvo excepciones)
- Ventas a consumidores finales por importes pequeños (aunque es recomendable)
Ojo! Aunque no sea obligatorio, el cliente siempre puede exigir factura. En ese caso, debes emitirla.
¿Cómo hacer una factura en España?
Para emitir y confeccionar correctamente una factura en España hay que seguir un método, una serie de pasos y tips básicos que a continuación detallamos.
1) Determinar qué tipo de factura necesitas
Hay facturas completas o facturas simplificadas. Lo general es la factura completa pero conviene conocer cuándo es posible hacer una factura simplificada.
¿Cuándo puedo hacer una factura simplificada?
- Operaciones de hasta 400€ (IVA incluido)
- Operaciones de hasta 3.000€ en sectores específicos: hostelería, retail, transporte de personas, peluquerías, tintorerías, etc.
- Facturas rectificativas (cualquier importe)
Además de las facturas simplificadas, en determinado tipo de negocios como hostelería o comercio (u otros negocios que facturan a «clientes contado»), por ejemplo, y en aras a la simplificación administrativa y contable, es posible utilizar lo que se conoce como «factura recapitulativa».
¿Qué es una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa es una factura que agrupa varias facturas de operaciones de compra o venta con un mismo emisor o destinatario en el mismo mes natural. Se trata de una factura que reúne todas las operaciones que una empresa ha efectuado con un cliente o proveedor y sirve para contabilizar facturas agrupadas.
Principales requisitos de una factura recapitulativa
- Deben ser operaciones realizadas en un mismo mes natural
- Deben ser operaciones a un mismo cliente
- Deben emitirse con fecha del último día de cada mes natural
- Anulan las facturas u operaciones individuales durante el mes a efectos fiscales y contables
2) Incluye los datos obligatorios
Si vas a emitir una factura completa ordinaria, debe contener:
📋 Identificación de la factura:
- Número de factura (numeración correlativa)
- Serie (si tienes varias)
- Fecha de emisión
👤 Datos del emisor (tú):
- Nombre completo o razón social
- NIF o CIF
- Dirección completa
👥 Datos del cliente:
- Nombre completo o razón social
- NIF o CIF (obligatorio si es empresario)
- Dirección completa
💰 Descripción de la operación:
- Descripción detallada de productos o servicios
- Cantidad y precio unitario (sin IVA)
- Descuentos o rebajas
- Base imponible
- Tipo de IVA aplicado
- Cuota de IVA (desglosada)
- Total a pagar
📅 Otros datos:
- Fecha de la operación (si es distinta a la de emisión)
- Menciones especiales en caso de aplicar mecanismo especiales como ISP, Exención, criterio de caja, etcétera.
Más sencillo con facturas simplificadas
En una factura simplificada los datos necesarios son más reducidos no siendo preciso hacer una descripción tan prolija de la operación.
3) Respeta los plazos para emitir la factura
¿Cuándo tengo que emitir la factura?
- Regla general: En el momento de realizar la venta o prestar el servicio
- Entre empresas/autónomos: Antes del día 16 del mes siguiente a la fecha de la operación
- Facturas recapitulativas mensuales:
-
- A particulares: último día del mes
- Entre empresas: antes del día 16 del mes siguiente
-
Ejemplo práctico:
- Prestas un servicio el 10 de marzo a otra empresa
- Tienes hasta el 15 de abril para emitir la factura
- Si lo haces el día 20 de abril, estarás incumpliendo el plazo
¿En qué formato emitir facturas en España?: formato papel vs electrónico
Un asesor profesional digitalizado no podría recomendar otra cosa, en el 99% de los casos, que no sea facturar por medios electrónicos ya que facturar en papel sería algo así como volver al pleistoceno administrativo y, aunque legal, no podemos recomendarlo en modo alguno.
Sea como fuere, facturar en papel es muy sencillo, basta con un bloc de facturas que se puede comprar en cualquier papelería e ir rellenando a mano todos los datos en cada caso. Es importante que, sea en papel o en formato electrónico, las facturas deben respetar las mismas reglas y criterios que hemos expuesto anteriormente.
De cara a la facturación por medios electrónicos recomendamos leer nuestro post del blog en el que hablábamos sobre Veri*factu hace unos meses. Puedes leerlo haciendo clic aquí.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
La necesidad de hacer una factura rectificativa (que rectifica una anterior) puede surgir en multitud de escenarios y con la normativa que afecta a los software de facturación, a futuro veremos un gran incremento de este tipo de facturas que hasta ahora no se hacían demasiado porque en muchos pequeños negocios directamente se editaba la factura original y «aquí paz y después gloria«.
¿Cuándo necesitas emitir una factura rectificativa?
- Has cometido un error en los datos
- El cálculo del IVA es incorrecto
- Hay una devolución de mercancía
- Concedes un descuento posterior
- Existe un impago (en régimen de criterio de caja o se cumplen requisitos para recuperar el IVA de impagados)
Tips para emitir una factura rectificativa
- Emítela tan pronto detectes el error
- Identifica claramente la factura original que rectificas
- Especifica qué datos se modifican
- Conserva ambas facturas (original y rectificativa)
Conservación de facturas: ¿Cuánto tiempo debes conservalas?
Debes conservar todas las facturas (emitidas y recibidas) durante 4 años desde la fecha de finalización del periodo impositivo en que fue emitida. En la práctica, para curarte en salud, consérvalas 5 años.
Ojo! Si se trata de una factura correspondiente a un bien de inversión debes conservarla, junto a su correspondiente tabla de amortización contable, durante toda la vida útil del inmovilizado además de 4 años adicionales.
Por ejemplo, una factura de compra de una maquinaria, que se amortice en 8 años, debes conservarla durante 13 años.
Y, ¿Cómo conservar las facturas?
Las facturas pueden conservarse en papel (no recomendado) o digitalizadas. Es mejor que estén digitalizadas porque en caso de comprobaciones fiscales hacen todo mucho más ágil.
El asesoramiento fiscal previo como generador de valor en la emisión de facturas
Cualquiera que bucee un poco por internet cree saber cómo hacer una factura pero, como se puede comprobar con la larga lista de cuestiones a tener en cuenta para emitir una factura, tener de tu lado un asesor fiscal que te oriente y guíe de forma previa y personalizada puede evitarte muchos disgustos y ahorrarte mucho dinero.
Además, disponemos de la posibilidad de abrir nuestro software al cliente para que pueda emitir facturas directamente con nuestro software cumpliendo con toda la normativa y contando con nuestra revisión. Un valor añadido adicional para nuestros clientes por un coste muy inferior a la inversión que les supondría adquirir un software específico completo para facturar.
El asesoramiento fiscal previo genera valor y ahorra dinero, cuenta con nosotros si necesitas ayuda.