VERI*FACTU: Qué es y cómo funciona. Guía completa para empresas y autónomos.
“Veri*factu; esa palabra mágica que está generando un auténtico bombardeo de noticias y confusión sobre su entrada en vigor porque no todo lo que dicen las empresas de software (interesadamente) es cierto, ni mucho menos.”.
Tengamos clara la alineación de intereses de cada cual. A las empresas de software les interesa vender el mayor número de licencias posibles, y para ello indican que todo el mundo tiene que aplicar Verifactu a partir del próximo 2026, lo cual es falso; Verifactu no es inexorablemente obligatorio para todo el mundo.
Veri*factu y la factura electrónica
La confusión entre Verifactu y la factura electrónica viene dada, principalmente, por el bombardeo de noticias y comunicaciones interesadas de las empresas de software de gestión y facturación.
Lo cierto es que son cuestiones diferentes, con regulaciones diferentes.
De hecho la facturación electrónica aún no está en vigor y dados los plazos habituales, muy probablemente nos vayamos a inicio del 2028 para su entrada en vigor.
¿Qué es VERI*FACTU?
Veri*factu es la obligación de que los sistemas informáticos de facturación (SIF) estén certificados y garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que generen.
Esta obligación fue impuesta por la Ley 11/2021, de 9 de julio, que añadió una letra j) al Art. 29.2 y un nuevo Art. 201 bis, ambos de la Ley 58/2003, General Tributaria.
Todo ello desarrollado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
¿Cuándo entra en vigor Veri*factu?
El 01/01/2026 para las empresas que sean personas jurídicas (sometidas al Impuesto sobre Sociedades).
Y, el 01/07/2026 para los empresarios o profesionales que sean personas físicas y para las entidades sin personalidad jurídica –comunidades de bienes, entidades en régimen de atribución de rentas o herencias yacentes por citar varios ejemplos comunes- que realicen actividades económicas.
¿Cuáles son las obligaciones derivadas de Veri*factu?
Las nuevas obligaciones derivadas del uso de sistemas informáticos o electrónicos de facturación (SIF) son básicamente dos:
- Utilizar sistemas o programas de facturación que estén certificados y que permitan la remisión a la AEAT, de forma automática e inmediata y por medios telemáticos, todos los registros de facturación generados.
- Incluir un código QR en las facturas emitidas mediante dichos sistemas o programas de facturación.
¿Es posible escapar de Veri*factu?
Las obligaciones de Veri*factu alcanzan a todos los empresarios o profesionales que utilicen un sistema informático, que conserve, trate y procese la información, para su facturación.
Por ello, todos los autónomos y pymes pueden escapar de Veri*factu utilizando alguna de las siguientes modalidades de facturación:
- Factura en papel o talonarios de papel realizada de forma manuscrita.
- Facturar con un procesador de textos, tipo Word, siempre que dicho procesador se utilice exclusivamente para generar la factura y guardarla metiendo los datos manualmente (sin macros).
- Facturar con una hoja de cálculo, tipo Excel, con las mismas salvedades indicadas en el punto anterior.
Estas excepciones están expresamente reconocidas la Dirección General de Tributos en sus consultas vinculantes V0058-25, de 3-2-2025, y V0073-25, de 3-3-2025, y de forma aún más específica y clara en la información de Preguntas frecuentes sobre los SIF y Verifactu disponible en la web de la AEAT.
Riesgos y sanciones por no utilizar Veri*factu
Quedarse al margen de las obligaciones de Veri*factu, en virtud de las excepciones que hemos comentado anteriormente, tiene riesgos que conviene tener en cuenta.
El principal riesgo de no utilizar Veri*factu es la posibilidad de sanción por parte de la AEAT. Por ejemplo, si utilizas un Word para facturar, llegado el caso de inspección, ¿Cómo demostrar que el Word que utilizaste para facturar era un documento sin macros?. Y lo mismo en caso de un Excel.
Si se determinase que se ha utilizado un SIF no verificado (un Word o Excel con macros) la multa son 50.000€ por ejercicio.
¿Qué ventajas tiene utilizar Veri*factu?
La principal ventaja de utilizar Verifactu va de la mano con uno de los riesgos y es a nivel reputacional.
Utilizar Veri*factu dará una imagen ante clientes y terceros usuarios de seriedad, transparencia y cumplimiento normativo y eso, en una sociedad como la actual, es una ventaja nada desdeñable.
Una empresa que no utilice Veri*factu dará una imagen anticuada, poco transparente, además de generar dudas en relación con su cumplimiento normativo.
Sin duda, esto sería un riesgo reputacional de suma importancia.
Pasos prácticos para adaptarse a Veri*factu
Todo el trabajo técnico relacionado con Veri*factu lo hará el software a nivel interno y automático sin que el usuario tenga que hacer nada en particular.
Ahora bien, la entrada en vigor de Verifactu nos llevará a extremar la precaución a la hora de facturar y eliminar algunas costumbres habituales al respecto. Por ejemplo:
- Adiós a la modificación de facturas. Una vez emitida ningún aspecto de la factura se podrá modificar, ninguno.
- Facturas rectificativas para cada modificación que sea necesaria.
- La fecha en que se elabora la factura y la fecha de emisión de la factura deben coincidir o ser lo más cercanas en el tiempo posible. Eso de hacer todas las facturas del trimestre al cierre del trimestre, mejor ir olvidándose.
Es muy recomendable utilizar las facturas “proforma” de forma previa a la emisión definitiva de la factura, a fin de evitarnos multiplicar el número de rectificativas y montar un caos administrativo importante.
La adaptación a Veri*factu es sencilla si se tiene un software adaptado a ello y se siguen unas directrices básicas a la hora de facturar.
Hay que repasar el Reglamento de facturación
Será importante que le demos un repaso al Reglamento de facturación y así colegiremos que nada ha cambiado en cuanto a la normativa de facturación sino que, con Veri*factu, se van a eliminar prácticas habituales en la facturación que no estaban realmente amparadas en el precitado reglamento de facturación.
¿Cómo te podemos ayudar con Veri*factu?
En Asepro Carthago, contamos con un software cloud, certificado a los efectos de Veri*factu, que con un usuario y contraseña permite al cliente acceder a un entorno web y emitir sus facturas cumpliendo todos los requerimientos de Veri*factu.
El software también está preparado para la emisión de facturas electrónicas, evitando así tener que usar el “infame” Facturae de la administración.
Contacta con nosotros y podremos darte un precio y servicio adaptado a tus necesidades.
Aquellos clientes que tienen contratados nuestros servicios en el ámbito tributario o contable podrán disfrutar de este servicio añadido por un precio más ajustado que aquellos que no tengan nada más contratado y meramente quieran utilizar nuestro SIF.