Aspectos fundamentales sobre el registro horario de jornada y su impacto derivado en diferentes cuestiones de materia laboral.
Desde que entró en vigor la normativa que obligaba a absolutamente todas las empresas a llevar un registro horario de jornada (RDL 8/2019) diaria de cada trabajador muchas han sido las discusiones y debates, tanto en foros profesionales como en redes sociales, sobre esta cuestión y sus distintas derivadas. Habiendo pasado ya un tiempo prudencial desde aquello tenemos ya a nuestra disposición algunas sentencias judiciales que nos ayudan a recalcar la importancia de que se lleve un correcto registro horario de jornada.
Sin ir más lejos, la STSJ BAL 658/2022, que más adelante citaremos, ha sido la que nos ha dado pie a preparar este post para nuestro blog porque vuelve a poner de manifiesto la importancia del registro horario de jornada por las implicaciones que puede tener.
FAQ´s sobre el registro horario de jornada
Las empresas, así como los autónomos con trabajadores a su cargo, están obligadas a registrar diariamente la jornada de trabajo. Ese registro, según establece expresamente la normativa, deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado.
¿Cómo debería efectuarse el registro horario de jornada?
La normativa no lo especifica. Salvo que se llegue a un acuerdo al respecto con los representantes, la empresa puede decidir libremente cómo va a realizar el registro. De hecho, la Inspección de Trabajo en su Instrucción 3/2016, emitida por entonces, dejó claro que la empresa puede decidir libremente el tipo de registro.
Así pues, el registro horario de jornada puede ser manual (en papel), por huella dactilar (teniendo en cuenta la normativa de protección de datos pues no todos los registros de este tipo la respetan), vía ordenador (a través de una aplicación informática) o a través del móvil corporativo. Y, queremos subrayar lo de que el móvil sea corporativo, ya que la empresa no puede obligar a los empleados a que se instalen en su móvil personal una aplicación para fichar. Por tanto, sólo podrá hacerse por el móvil cuando exista un móvil corporativo.
¿Cuánto tiempo deben guardarse los registros horarios de jornada?
La empresa deberá conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En este punto, desde el despacho, nuestros asesores laborales recomiendan a todos nuestros clientes que guarden el registro horario de jornada de cada mes firmado junto a la nómina firmada y el justificante de pago de la misma. Estos 3 documentos, es muy recomendable que estén unidos y se tenga copia tanto en formato físico como en formato digital, ya que ello puede aligerar mucho los trámites en caso de inspección de la ITSS.
Y, ¿Qué pasa si mi empresa no hace el registro horario de jornada?
No contar con el registro supone una infracción grave tipificada en la normativa laboral con multas de 626 a 6.250 euros. La graduación –que será a criterio de la ITSS- depende de varios criterios, entre ellos, el número de trabajadores afectados. Si el número de empleados de la empresa alto, la Inspección tenderá a imponer la multa máxima, es decir, la cifra de 6.250 euros.
En el despacho somos conocedores de que muchas empresas no llevan adecuadamente el registro horario de jornada y eso puede ser un problema muy grave a futuro. Mientras la ITSS no pase por la empresa “ancha es Castilla” que dice el refranero popular, pero en determinados supuestos la multa por no tener el registro puede ser una nimiedad en comparación con otras consecuencias derivadas.
El registro horario de jornada en los trabajadores que viene por ETT
En cuanto a la subcontratación del artículo 42 ET (Trabajadores en la empresa vía ETT), dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, verdadera empleadora, esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada.
Lo mencionado en el párrafo anterior significa que, puesto que corresponde a la empresa usuaria las facultades de dirección y control de la actividad laboral de los trabajadores puestos a disposición durante el tiempo en que estos presten servicios en su ámbito, habrá de ser la empresa usuaria la obligada al cumplimiento del deber de registro diario de la jornada establecido en el artículo 34.9 ET. Es decir, ese empresario del campo que durante ciertos momentos del año tiene trabajadores puestos a disposición por una ETT, debe conservar también durante 4 años los registros horarios de jornada de esos trabajadores.
Las consecuencias derivadas del registro horario de jornada
Veamos algunas de las principales y más destacadas consecuencias que los Tribunales han puesto de manifiesto en lo relativo al registro horario de jornada.
Presunción de jornada a tiempo completo
La STSJ de Castilla y León, rec. 272/2019, de 24 de mayo, así como muchas otras sentencias similares, la ausencia de acreditación del registro horario de jornada genera la presunción de existencia de jornada a tiempo completo, es decir, siguiendo las reglas de distribución de la carga de la prueba, será la empresa a la que corresponde acreditar una jornada a tiempo parcial y no a la persona trabajadora demostrar que su jornada es a tiempo completo.
En un trabajador a tiempo parcial que sea despedido y demande posteriormente a la empresa, el hecho de que no exista el registro horario de jornada hace presumir que su jornada era a tiempo completo. De esta presunción pueden derivarse consecuencias económicas e indemnizatorias bastante importantes.
Descuento en nómina por retrasos en el fichaje de entrada
El Tribunal Supremo a través la STS n.º 582/2021, de 27 de mayo de 2021, confirma que las empresas podrán descontar al trabajador en su nómina la parte proporcional correspondiente a sus retrasos al entrar a trabajar. En este punto reproducimos en breve extracto de la propia sentencia que lo deja todo muy a las claras:
“El trabajador conservará el derecho a su salario si no presta servicios por causa imputable al empresario y no al trabajador. En el caso contrario, si la falta de prestación de servicios es imputable únicamente al trabajador, que al incorporarse a su puesto de trabajo se retrasa, sin causa justificada, no concurre la prestación de servicios laborales que conlleva el devengo de la retribución.”
Abundando en este cuestión tenemos a SAN n.º 115/2019, de 20 de junio, que señala que el hecho de que la empresa sancione bien con amonestaciones, bien con suspensiones de empleo y sueldo, bien con despidos, las ausencias y retrasos de los trabajadores, a la vez que detrae de sus salarios la parte proporcional de ausencias injustificadas detectadas, no supone una doble sanción por cuanto que la detracción de salarios obedece al lógico desarrollo de las obligaciones nacidas al amparo del contrato laboral sin que implique el ejercicio de potestad disciplinaria alguna, mientras que las sanciones obedecen al legítimo ejercicio de la potestad disciplinaria previsto legal y convencionalmente.
Presunción de horas extras realizadas
Este asunto, conocido gracias la STSJ BAL 658/2022, de la Sala de lo Social del Tribunal Superior de Justicia de las Islas Baleares, viene a significar que si la empresa no lleva registro de jornada, las horas extras se darán por acreditadas si el trabajador las reclama.
Observamos aquí de nuevo que el incumplimiento de sus obligaciones por parte del empresario implica la existencia de una presunción a favor del trabajador, considerándose suficiente que se aporte un indicio de prueba de la realización de las horas extraordinarias y, en consecuencia, correspondiendo a la empresa acreditar que no se hicieron en todo o en parte las horas extra reclamadas.
Yendo a la práctica, si no hay registro horario y el trabajador aporta indicios –que no pruebas- de realización de horas extras, la empresa tendrá muy muy complicado poder demostrar que las horas extra no se realizaron. Y en caso de despidos o batallas judiciales, esto puede conllevar a indemnizaciones bastante cuantiosas así que, aunque sólo sea por prudencia y evitar males mayores, es de vital importancia que el registro horario de jornada esté perfectamente cumplimentado y firmado.
No nos gustaría cerrar este post sin volver a recordaros que es muy conveniente que contéis con asesores y consultores laborales profesionales y expertos en la materia si queréis cumplir con la normativa vigente y evitaros problemas. Las nóminas como tales, se pueden llegar a hacer incluso hasta en un Excel (de forma rudimentaria y poco profesional, eso sí), pero un buen asesor laboral hace mucho más que eso; y cuando llegan los problemas es cuando se pone de manifiesto quién ha estado bien asesorado y quién no.
