La factura electrónica: Definición, derivadas de su implantación y revolución en la gestión documental de las empresas.
La factura electrónica obligatoria va a ser un elemento catalizador de un cambio total hacía la digitalización de hasta el más pequeño y humilde de los negocios.
Y no es un futuro dudoso, es una realidad que ya tenemos encima.
La normativa reguladora
El Artículo 12 de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, -la famosa “Ley Crea y Crece”- estableció, que será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional.
La entrada en vigor no fue automática porque los plazos comenzaban a contar desde la aprobación del desarrollo reglamentario; un desarrollo reglamentario cuyo texto fue sometido a información pública el pasado 20/07/2023 y cuya aprobación se prevé en inminentes fechas.
Los plazos de implantación
Desde la aprobación del desarrollo reglamentario, de carácter técnico-informático principalmente, la obligación de expedir factura electrónica entraría en vigor del siguiente modo:
- En el plazo de 1 año para empresas que facturen más de 8.000.000€ anuales.
- En el plazo de 2 años para quienes facturen menos de 8.000.000€ anuales.
Es decir, para el 01/01/2026 (en apenas 24 meses), toda empresa o autónomo tendrá obligación de emitir facturas electrónicas cuando el destinatario de su factura sea un empresario o profesional.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica no es enviar al cliente la factura en pdf por email sino que la factura electrónica es un fichero, con formato *.xml, que debe generar un software informático capacitado y habilitado para ello, conforme a los datos e información contenidos en la propia factura.
Ese fichero *.xml se enviará, junto al pdf, mediante plataformas de intercambio de facturas electrónicas (como es en la actualidad «Face» para las facturas con la administración pública) que permitirán dejar constancia de la fecha en que la factura ha sido fehacientemente recibida por el cliente y también de las cuantías e intervinientes en la operación.
Adiós al papel y a las facturas «manuales»
Las facturas hechas a mano o las facturas generadas por software gratuito o de muy bajo coste (de los que abundan en internet) van a desaparecer, no queda ninguna duda sobre ello.
Por mucho que alguien se pueda resistir a ello, va a suceder, tanto como que el sol se pone cada día.
Soluciones para nuestros clientes asociadas a la factura electrónica
Con el inconmensurable trabajo de nuestro partner tecnológico en sistemas de gestión hemos implementado la posibilidad de que, a través de nuestro software completamente en la nube, nuestros clientes puedan emitir facturas electrónicas generando automáticamente el fichero *.xml para subirlo a cualquier plataforma de intercambio de facturas como es “Face” para las facturas con la administración actualmente.
Asociado a esto, y también desde nuestro software, se podrá enviar directamente la factura por email al cliente simplificando enormemente procesos administrativos de gestión y ahorrando decenas de horas de trabajo anuales en escribir e-mails, guardar ficheros pdf y adjuntarlos al email. Todo accesible las 24h de los 365 días del año con tan sólo tener conexión a internet.
Como en tantas otras facetas de la vida, se trata de aprovechar un cambio legislativo para dar un salto en la gestión documental y la facturación que permita ganar productividad y ahorrar horas de trabajo anuales que se podrán destinar al núcleo principal de la actividad, que es lo que a cada cual le genera rentabilidad.
El coste será poco significativo para nuestros clientes y permitirá no tener que preocuparse por nada relacionado con la facturación electrónica.
Las facturas electrónicas y la morosidad
Una vez que las facturas electrónicas sean una realidad totalmente implantada (probablemente no antes de 2027) las plataformas de intercambio de facturas permitirán tener un conocimiento exacto de las fechas en las que cada factura ha sido recibida por cada cliente. A esos datos y códigos de tiempo tendrá acceso también la administración, claro está.
Con esa información se podrán imponer sanciones efectivas y reales a quienes incumplan los plazos de pago, penalizándoles en contratos público y haciéndoles pagar de forma efectiva los intereses de demora que para estos casos prevea la normativa.
No obstante, una dosis de realidad, la mejor política contra la morosidad es tener un buen sistema de gestión del crédito a los clientes. No caigamos en el error de fiarlo todo a las bondades que, en este sentido, tendrá la implantación de la factura electrónica.
La factura electrónica y el control de Hacienda
Con las plataformas de intercambio de facturas, Hacienda tendrá la posibilidad de acceder en tiempo real a las facturas emitidas y recibidas de cada contribuyente (que sea empresa o profesional), y, es de esperar que las futuras comprobaciones de IVA, IRPF e IS sean más difíciles para el contribuyente porque la administración tendrá más datos e información.
En este punto, sin un buen asesor fiscal, y perdonad la castiza expresión, pero, “estaréis bien jodidos”.
La importancia de un buen asesoramiento fiscal
Una vez que esté implantado todo este sistema de la factura electrónica, va a resultar mucho más crucial de lo que es ahora, contar con un buen asesor fiscal y contable, que guíe a la empresa sobre la fiscalidad de su negocio y cómo declarar correctamente, optimizando la factura fiscal dentro de los márgenes e interpretaciones que la normativa y la doctrina permiten.
Aquel que cometa el error de dejar que se lo haga Hacienda con los datos en bruto de que disponga la administración, o algún cuñado poco profesional, estará haciendo “un pan como unas tortas” cuyas consecuencias acabarán cayendo sobre sus cuentas corrientes y sus propiedades.
